Workflow

Für die Dokumentverwaltung in OPUS4 existieren folgende Zustände, in denen sich ein Dokument befinden kann:

unpublished (Nicht publiziert)
inprogress (In Bearbeitung/ In Arbeit)
audited (Geprüft)
published (Publiziert/ Freigegeben)
restricted (Geschützt)
deleted (Gelöscht)

Der Status eines Dokuments kann im oberen Bereich der Metadatenübersicht verändert werden.

Werden Dokumente neu in OPUS4 eingebracht, bekommen sie zunächst den Status “unpublished”. Für die interne Bearbeitung der Metadaten und Dateien können Dokumente in die Zustände “inprogress” und “audited” gesetzt werden. Beim Freischalten erhält das Dokument den Zustand “published”. In diesem Zustand ist es für die Öffentlichkeit sicht-, such- und exportierbar. Der Zustand “restricted” kann für Dokumente genutzt werden, die bereits in OPUS4 eingebracht und fertig bearbeitet wurden, aber (z.B. aus urheberrechtlichen Gründen) noch nicht sichtbar sein sollen.

Wird der Status der Dokumente über das oben beschriebene Dropdownmenü im Metadatenformular geändert muss man noch einmal bestätigen, dass man den Status wirklich ändern möchte. Das Abschalten der Bestätigungsseite ist möglich, siehe Notification Settings.

Löschen von unveröffentlichten Dokumenten

Werden Dokumente gelöscht, bekommen sie den Status “deleted”, bleiben aber zunächst in der Datenbank erhalten und sind nur noch für angemeldete Benutzer mit den entsprechenden Rechten sichtbar. Aus dem Zustand “deleted” können Dokumente, falls sie versehentlich gelöscht wurden, “gerettet” oder nach Prüfung endgültig gelöscht werden.

Löschen von veröffentlichten Dokumenten

Das Löschen von bereits veröffentlichten Dokumenten darf nur in Ausnahmefällen erfolgen und soll unter der persistenten URL des ursprünglichen Dokumentes angezeigt werden. Nach dem Löschen erhalten die Dokumente den Status "deleted". Wird das gelöschte Dokument von außerhalb (Lesezeichen, OAI- Schnittstelle) aufgerufen, erscheint ein Hinweis, dass das Dokument mit der gewünschten ID gelöscht wurde.

Siehe dazu weitere Hinweise unter Abschnitt Datenschutz/Löschen von Dokumenten

Beziehung der Stati untereinander

Die folgende Beschreibung gilt für Administratoren. Für andere Nutzer können die erlaubten Übergänge noch weiter eingeschränkt werden.

unpublished: Aus dem Status unpublished kann direkt in alle anderen Stati gewechselt werden.
inprogress: Aus dem Status inprogress kann direkt in die Stati audited, published, restricted und deleted gewechselt werden. Es kann nicht in den Status unpublished zurück gewechselt werden.
audited: Aus dem Status audited kann direkt in die Stati published, restricted und deleted gewechselt werden. Es kann in den Status inprogress zurück gewechselt werden. Es kann nicht in den Status unpublished zurück gewechselt werden.
published: Aus dem Status published kann direkt in die Stati restricted und deleted gewechselt werden. Es kann in den Status inprogress zurück gewechselt werden. Es kann nicht in den Status unpublished zurück gewechselt werden. Es kann nicht direkt in den Status audited zurück gewechselt werden.
restricted: Aus dem Status restricted kann direkt in die Stati published und deleted gewechselt werden. Es kann in den Status inprogress zurück gewechselt werden. Es kann nicht in den Status unpublished zurück gewechselt werden. Es kann nicht direkt in den Status audited zurück gewechselt werden.
deleted: Aus dem Status deleted kann in den Status inprogress zurück gewechselt werden. Es kann nicht in den Status unpublished zurück gewechselt werden. Es kann nicht direkt in die Stati audited, published und restricted zurück gewechselt werden.